Dieses Dokument erläutert die AML-Compliance im Kontext oder Bereich des Money Service Business (MSB).

Die wettbewerbsintensive Welt des Devisengeschäfts und das neue regulatorische Umfeld haben einen zunehmenden Druck auf MSB und andere Finanzunternehmen ausgeübt, sich an die neuen staatlichen Anti-Geldwäsche-AML-Vorschriften zu halten. AML Compliance ist ein Kurzbegriff für alle systematischen Methoden, die zur Einhaltung dieser Vorschriften verwendet werden.

Ein vollständiges AML-Programm sollte aus Folgendem bestehen:

• Aufzeichnungssysteme, die die KYC-Mindestanforderungen erfüllen
• Automatisierte Systeme zur Validierung und Verifizierung von Aufzeichnungen
• Transaktionsüberwachung
• Risikobewertung und -bewertung
• Risikoüberprüfungen und systematische Neubewertung von Aufzeichnungen
• Berichterstattung der Regierung
• AML-Audits
• Automatische Werkzeuge

Money Service Businesses (MSBs) sind Unternehmen, die das Einlösen von Schecks, Zahlungsanweisungen, Reiseschecks, Geldüberweisungs- und Überweisungsdienste, Währungshandel oder -umtausch sowie Produkte mit vorausbezahltem Zugang (früher Guthaben) anbieten.

Gelddienstleistungsunternehmen in den Vereinigten Staaten unterliegen den Anforderungen des Bank Secrecy Act und müssen sich bei FinCEN registrieren. In Kanada müssen diese Unternehmen die FINTRAC- Vorschriften einhalten.

• Erstellung eines Compliance-Handbuchs
• Bestellung eines Compliance-Beauftragten
• Zeitraum Interne Audits (in der Regel jährlich)
• Periodische externe Audits (normalerweise alle 2 Jahre)
• Implementierung eines Compliance-Schulungsprogramms
• Implementieren eines konformen Aufzeichnungssystems
• Umfassendes KYC-Programm (Know-Your-Customer).
• Systematische Berichterstattung (LCTR, EFTR, STR)
• Archivierung wichtiger Papierdokumente und Kommunikation mit Behörden, Banken, Personen, Kunden und anderen Sorgfaltspflichtdokumenten
• Interne Kontrollverfahren
• Regelmäßige Überprüfung des Compliance-Programms
• Management von Risiken

• Unvollständige Registrierung
• Unvollständiges oder veraltetes Compliance-System
• Schlechte Risikoanalyse und -minderung
• Schlechtes KYC für Kunden (z. B. fehlende Vollbelegung)
• Schlechtes PEP-Ermittlungsprogramm
• Schlechte Bestimmung durch Drittanbieter
• Unzureichende Aufzeichnungen über die Unternehmensstruktur
• Unzureichender KYC-Datensatz zu den Begünstigten
• Schlechte Due Diligence bezüglich der Finanzierungsquelle
• Verspätete Berichterstattung
• Fehlende Schulungsunterlagen
• Fehlende systematische Meldung verdächtiger Transaktionen (STR)
• Mangel an rechtzeitiger externer Prüfung

Stellen Sie für Ihr nächstes AML-Compliance-Audit sicher, dass Sie die folgenden Dokumente in Ordnung haben:

• Aktualisiertes Compliance-Handbuch (Compliance Regiment)
• Logbuch für Compliance-Schulungen
• Firmenkundendokumente sollten vollständig sein
• Kundeninformationen (KYC Due Diligence) sollten vollständig sein und in Ihr elektronisches Aufzeichnungssystem eingegeben werden (z. B. Beruf, Adresse, Geburtsdatum usw.)
• Bereiten Sie die angeforderten Anfragen und Dokumente im Voraus vor
• Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf persönliche Interviews vor und bitten Sie sie, ihr Material zu überprüfen
• Der Compliance-Beauftragte wird befragt
• Methoden der Risikobewertung können erfragt werden (wie man Hochrisiko- oder PEP-Kunden bestimmt)
• Es wird empfohlen, Ihre F2R-Berichte bereitzuhalten und die Bestätigungsnummern in Ihr elektronisches System einzugeben

• Gegenstand des Schulungsmaterials
• Datum, Uhrzeit und Ort, an dem das Training stattfand
• Compliance-Schulungsmaterial beigefügt
• Teilnehmerliste mit Unterschrift

Das AML & ATF Compliance Manual (Anti-Money-Laundering & Anti-Terrorist Financing) ist eine Dokumentation, die die Richtlinien und Verfahren umreißt, wie eine MSB-Organisation ihren gesetzlichen Verpflichtungen zur Bekämpfung der Geldwäsche nachkommt.

Dies kann von der Größe Ihres Unternehmens und den verschiedenen Produkten und Dienstleistungen abhängen, die Sie anbieten. Dies kann auch von der Verfügbarkeit unseres Compliance-Personals abhängen. Normalerweise lagern wir Ihr Compliance-Programm an Personen und Unternehmen aus, denen wir im Laufe der Jahre vertraut haben. Da unser Kerngeschäft die Softwareentwicklung ist, berechnen wir keine zusätzlichen Gebühren oder Provisionen als Zwischenhändler. Unser Ziel ist es, sicherzustellen, dass unsere Kunden im Geschäft bleiben, und wir werden sie bei jedem Schritt auf ihrem Weg begleiten.

Falls Sie es nicht wissen, gibt es einen zunehmenden Trend, dass Banken und andere Finanzinstitute Konten von MSB (Money Service Businesses) schließen. Dieses Phänomen ist in den USA und Kanada weiter verbreitet, wurde aber auch in anderen Ländern wie Australien, Großbritannien, Neuseeland usw. verfolgt.

Diese Frage mag fehl am Platz erscheinen, aber wir erhalten diese Frage seit mehreren Jahren kontinuierlich. Wenn Sie ein neues Gelddienstleistungsunternehmen sind, müssen Sie innehalten und dies lesen, bevor Sie sich an Ihre Bank wenden. Denken Sie daran, dass Sie nur eine Chance haben, es richtig zu machen, also bereiten Sie sich besser rechtzeitig auf diese Herausforderung vor. Wir empfehlen Ihnen auf jeden Fall, mit einem AML-Experten zu sprechen, bevor Sie sich an Ihre Bank wenden. In diesem kurzen Hinweis erfahren Sie, was Sie vorab wissen müssen.

Der allgemeine Eindruck ist, dass Banken versuchen, ihre Konkurrenz zu töten, indem sie ihnen die Fähigkeit zum Bankgeschäft nehmen. Obwohl dies wie ein gültiger Anreiz erscheinen mag, ist es nicht der wahre Grund für ihre Entscheidung.

Der Grund liegt in der Risikokontrolle und -minderung. MSBs sind von Natur aus sehr riskante Kunden für die Banken, da sie leichte Ziele für Geldwäscher und Terroristen sind. Die Banken haben nicht die Zeit und die Ressourcen, um sicherzustellen, dass alle ihre Kunden die Regeln und Vorschriften befolgen, also versuchen sie, ihr Risiko zu mindern, indem sie die Ursache beseitigen. Allerdings wollen wir damit nicht sagen, dass es unmöglich ist, ein Bankkonto bei einem Finanzinstitut zu eröffnen, aber es ist definitiv eine große Herausforderung.

Es gibt mehr als einen oder zwei Faktoren, die die Risikobewertung eines MSB bestimmen. Banken müssen einen sehr ausgeklügelten und gründlichen Prozess der Risikobewertung durchlaufen, um die Kapazität eines MSB im Hinblick auf die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu bewerten. Grundsätzlich muss man es den Banken einfach machen zu erkennen, dass man an ihr Problem gedacht und mit einer praktikablen Lösung an sie herangetreten ist.

Möglicherweise kennen Sie das Konzept einer punktzahlbasierten Risikobewertung. Vielleicht wissen Sie, dass der Gläubiger das Risiko auf der Grundlage verschiedener Faktoren bewertet, wenn eine Person einen Kredit beantragt. Einer dieser Faktoren ist die Kreditwürdigkeit der Person. Dieser Kredit-Score wird im Laufe der Jahre berechnet und bewertet.

Die Banken haben unterschiedliche Risikobewertungsmatrizen, aber sie haben alle einige gemeinsame Eigenschaften. Dies sind einige der Punkte, die die Entscheidung der Bank auf die eine oder andere Weise beeinflussen könnten:

• Computergestütztes Aufzeichnungssystem (das von Ihnen verwendete System muss den Vorschriften entsprechen). MSBs, die ein manuelles Aufzeichnungssystem verwenden, werden es sehr schwer haben, ihre Konten betriebsbereit zu halten.
• Ihr Management sollte alle Vorschriften für AML und ATF kennen und darin geschult sein. Sie sollten Ihre Managementschulung in regulatorischen Sicherheitsvorkehrungen, Aufzeichnungen und Berichterstattung aufbewahren und nachweisen.
• Die Vielfalt der Dienstleistungen, die Ihr MSB anbietet (Überweisung, Bargeld, Scheckeinlösung, Handel mit Edelmetallen usw.); Mehr Dienste sind in der Regel riskanter. Da die Bank die Transaktion Ihres MSB Ihrer Aufsichtsbehörde melden muss, möchte sie wissen, wie viel Meldekosten Sie ihr bringen werden.
• AML (Anti-Money-Laundering) & ATF (Anti-Terrorist Financing) Programm vorhanden (Handbuch für AML und ATF, maßgeschneidert für Ihr Unternehmen). Ihr Compliance-Handbuch sollte erwähnen, wie Sie Ihre KYC, KYA (Know Your Agent) , KYE (Know Your Employee), 24-Stunden-Regel, Sanktionslistenprüfungen jedes Mal durchführen, wenn Sie mit wiederkehrenden Kunden zu tun haben. Ein allgemeines Compliance-Handbuch wird von den Banken nicht mehr akzeptiert.
• Hintergrundprüfungen gegen Sanktionslisten: müssen automatisiert werden, Banken akzeptieren keine manuellen Systeme. Ihre Liste muss mindestens wöchentlich aktualisiert werden. Die meisten kanadischen Banken sind Partner von US-Banken und müssen sich daher an die US-Bankvorschriften halten. Als kanadischer MSB, der Ihre Bankbeziehung aufrechterhalten möchte, müssen Sie sicherstellen, dass Sie sowohl die SDN-Liste des OFAC als auch die OSFI-Liste überprüfen. Sie sollten auch Ihrer Bank mitteilen, wie Sie dies erreichen.
• Meldeprogramm. Bitte bewahren Sie alle Aufzeichnungen über Ihre Meldung auf.
• Als MSB sind Sie anfällig für verdächtige Transaktionen. Sie müssen die Nachweise aufbewahren und der Bank vorlegen.
• Interview: Sie werden interviewt und der Filialleiter wird seine eigene Empfehlung aussprechen. Einige Interviews sind inoffiziell und können telefonisch durchgeführt werden. Sie sollten sehr gut darauf vorbereitet sein, Fragen der Bank zu Ihrem Compliance-Programm zu beantworten.
• Schulungsprogramm: Sie sollten ein regelmäßiges Compliance-Schulungsprogramm für Ihre Mitarbeiter haben. Führen Sie Aufzeichnungen über alle Schulungen und legen Sie sie der Bank als Nachweis für Ihr Schulungsprogramm vor.
• Internes Auditprogramm: Sie müssen in Ihrem Compliance-Handbuch erwähnen, dass Sie ein internes Risikobewertungsprogramm eingerichtet haben. Ihr internes Audit sollte mindestens einmal im Jahr stattfinden.
• Externe Risikoprüfung: Möglicherweise müssen Sie eine externe Prüfung durch Wirtschaftsprüfer wie Grant Thornton, KPMG, Ernst & Young oder andere AML-Prüfer durchführen.