Conformité AML et ATF pour les entreprises de services monétaires
Le monde concurrentiel des affaires de change et le nouvel environnement réglementaire ont créé une pression croissante sur les MSB et les bureaux de change pour se conformer aux nouvelles réglementations gouvernementales et bancaires afin de déployer des systèmes logiciels de tenue de dossiers automatisés.
CurrencyXchanger a été conçu avec l'aide de spécialistes du secteur, avec des fonctionnalités robustes pour relever tous ces défis et permettre aux entreprises de change comme la vôtre de se conformer à ces réglementations. Si vous êtes nouveau dans ce domaine ou si vous souhaitez en savoir plus sur les réglementations, n'hésitez pas à nous contacter et nous vous guiderons dans la bonne direction.
Pourquoi les banques ferment-elles les comptes bancaires des bureaux de change et des MSB ?
Si vous n'en êtes pas conscient, il y a une tendance croissante concernant les banques, les coopératives de crédit et d'autres institutions financières qui ferment les comptes bancaires des MSB (Money Service Businesses). Ce phénomène est plus répandu aux États-Unis et au Canada, mais a également été observé dans d'autres pays.
L'impression générale est que les banques essaient d'éliminer leur concurrence en supprimant leur capacité à faire des opérations bancaires. Bien que cela puisse sembler être une perception valide, ce n'est pas le but général de cette pratique. La raison se résume à la gestion des risques par rapport aux bénéfices. Les MSB sont intrinsèquement "à haut risque" car ils peuvent involontairement aider à faciliter le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme en raison de l'absence de systèmes et de processus appropriés en place.
Il y a plus d'un facteur ou deux qui déterminent le score de risque d'un MSB. Les banques doivent passer par un processus d'évaluation des risques très long et approfondi pour évaluer la capacité d'un MSB en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.
Chaque banque a une manière différente d'évaluer ses clients, mais la plupart partagent certains critères communs. Voici quelques-uns des éléments qui pourraient influencer la décision de la banque :
- Système de tenue de dossiers conforme à la LBC informatisé (le système que vous utilisez doit être conforme aux réglementations). Les MSB utilisant un système de tenue de dossiers manuel n'auront aucune chance de conserver leurs comptes.
- Nombre de succursales que vous avez (plus il y en a, plus c'est risqué). Si vous gérez une opération multi-succursales, vous devez avoir un moyen de consolider les données entre vos succursales et de signaler les activités suspectes.
- Votre direction doit être informée et formée sur toutes les réglementations concernant la LBC et le LFT. Vous devez conserver et fournir des preuves de la formation de votre direction sur les mesures de protection réglementaires, la tenue de dossiers et le reporting.
- La variété de services que votre MSB propose (transfert d'argent, espèces, encaissement de chèques, négoce de métaux précieux, etc.); plus il y a de services, plus c'est généralement risqué. Comme la banque devra rapporter les transactions de votre MSB à votre régulateur, elle veut savoir combien de coûts de reporting vous leur apporterez.
- Programme de LBC (Lutte contre le Blanchiment d'Argent) et de LFT (Lutte contre le Financement du Terrorisme) en place (manuel de LBC et de LFT sur mesure pour votre entreprise). Votre manuel de conformité doit mentionner comment vous effectuerez votre KYC, KYA (Connaître Votre Agent), KYE (Connaître Votre Employé), la règle des 24 heures, les vérifications de la liste de sanctions chaque fois que vous traitez avec des clients récurrents. Un manuel de conformité générique ne sera plus acceptable par les banques.
- Vérifications de fond contre les listes de sanctions : doivent être automatisées, ils ne croiront jamais que vous le ferez manuellement. Votre liste doit être mise à jour au moins une fois par semaine.
- Programme de reporting. Veuillez conserver tous les enregistrements de votre reporting.
- En tant que MSB, vous êtes susceptible d'avoir des transactions suspectes. Vous devez conserver les preuves et les fournir à la banque.
- Entretien : vous serez interviewé et le directeur de l'agence formulera sa propre recommandation. Certains entretiens sont non officiels et peuvent se faire par téléphone. Vous devez être très bien préparé à répondre aux questions de la banque concernant votre programme de conformité.
- Programme de formation : vous devez avoir un programme de formation à la conformité régulier pour votre personnel. Tenez un registre de toutes les formations et fournissez-le à la banque comme preuve de la mise en œuvre de votre programme de formation.
- Programme d'audit interne : Vous devez mentionner dans votre manuel de conformité que vous avez prévu un programme d'évaluation des risques interne
- Audit des Risques Externes : Vous pourriez être amené à réaliser un audit externe par des auditeurs tels que Grant Thornton, KPMG, Ernst & Young, ou d'autres.
Logiciel conforme à la LBC - CurrencyXchanger
CurrencyXchanger dispose de dispositions pour la conformité AML qui peuvent être configurées pour différents pays en fonction des lois locales. Le paramètre de préférence permet de définir différents seuils pour différentes transactions. De plus, les gestionnaires peuvent configurer le logiciel pour empêcher l'utilisateur de poursuivre une transaction ou simplement lui permettre de continuer.
Vérification des noms d'entités et d'individus contre les listes de sanctions
CurrencyXchanger peut automatiquement croiser le nom de toutes les entités enregistrées dans le système avec la liste consolidée des noms et des entités qui ont été mises sur liste noire par les autorités de lutte contre le blanchiment d'argent.
Si une correspondance est trouvée dans l'une des listes de sanctions, une boîte de dialogue apparaîtra pour afficher l'origine de la correspondance. Le système bloquera automatiquement la transaction jusqu'à ce qu'une diligence raisonnable appropriée soit effectuée par le caissier ou la personne enregistrant la transaction. Le système avertira l'utilisateur plusieurs fois avant que la transaction puisse être complétée.
Préparation de votre audit AML
Pour votre prochain audit de conformité AML, assurez-vous d'avoir les documents suivants en ordre :
- Manuel de conformité mis à jour (Régiment de conformité).
- Journal de formation en conformité (Preuve de formation AML pour vous et votre personnel).
- Les documents des clients corporatifs doivent être complets (enregistrement, structure des actionnaires, etc. : conformément à FINTRAC ou à vos exigences législatives).
- Les informations sur le client (due diligence KYC) doivent être complètes et saisies dans votre système électronique de conservation des dossiers (par exemple, profession, adresse, date de naissance, etc...).
- Préparez les requêtes sélectionnées (comme demandé dans la lettre de l'auditeur) pour eux à l'avance.
- Préparez votre personnel aux entretiens personnels et demandez-leur de revoir leur matériel.
- Le responsable de la conformité sera interviewé (Tenue de dossiers, Législation...).
- Méthodes d'évaluation des risques pour vos clients (comment déterminer les clients à haut risque).
- Il est recommandé d'avoir vos rapports F2R prêts et d'avoir les numéros de confirmation saisis dans votre système électronique.